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Guia prático
Como automatizar a reconciliação bancária com o TOConline numa pequena empresa.
Um caso real, num escritório de advogados em Lisboa: três contas bancárias, dois sistemas de facturação, e um fecho mensal que passou de cinco horas para vinte minutos. O método, os seis passos e o que precisa para fazer o mesmo.
Automatizar a reconciliação bancária com o TOConline é dar a cada factura uma chave que apareça também no extracto do banco, exportar os dois lados, cruzar os dois por essa chave num programa simples e deixar para uma pessoa só os casos que não batem. Num escritório de advogados em Lisboa, com três contas e dois sistemas de facturação, isto reconciliou cerca de 92 por cento dos movimentos sem intervenção e baixou o fecho mensal de cinco horas para vinte minutos.
Este artigo explica o método que usei, passo a passo, com as ferramentas que as pequenas empresas portuguesas têm de facto: TOConline, extractos de bancos como o BPI e o Millennium, Google Sheets e Apps Script. Não é teoria: é o sistema que corre todos os meses. Onde houver uma decisão que depende do seu caso, digo.
O problema
O que é reconciliar, e porque dói
Reconciliar é confirmar que cada movimento do extracto bancário corresponde a um documento: uma factura emitida que o cliente pagou, uma factura de fornecedor que foi paga, uma comissão, um reembolso. No fim do mês, tudo o que entrou e saiu do banco tem de ter uma explicação, e a contabilidade tem de bater com o banco ao cêntimo.
Numa empresa pequena isto é feito à mão: alguém abre o extracto numa janela, o programa de facturação noutra, e vai ligando linha a linha. Com duas contas e cinquenta movimentos por mês, é uma tarde. Com três contas, dois sistemas de facturação e algumas centenas de movimentos, como no escritório de advogados em Lisboa onde apliquei isto, eram cinco horas por mês, com erros que só apareciam na contabilidade semanas depois.
O que o TOConline faz
Até onde chega o TOConline sozinho
O TOConline é um programa de facturação e contabilidade certificado, feito pela Ordem dos Contabilistas Certificados, e é dos mais usados pelas pequenas empresas portuguesas. Emite as facturas, os recibos e as notas de crédito, e exporta tudo em folhas que se podem tratar fora dele.
O que ele não sabe, por si, é o que aconteceu no banco. Para saber, alguém tem de lhe levar o extracto e indicar que movimento paga que factura. Quando as referências das transferências não trazem o número da factura, quando um cliente paga três facturas numa só transferência, ou quando há duas contas em bancos diferentes, esse trabalho é manual. É aqui que entra a automação.
O método
A chave referencial: a peça que faz tudo encaixar
A ideia central é simples: dar a cada factura uma chave que apareça nos dois lados. Do lado do TOConline, a chave é o número da factura e o valor. Do lado do banco, é o que vem na descrição da transferência e o valor. Quando as duas batem, a reconciliação é automática. Quando não batem, o sistema diz porquê, e só esses casos vão para uma pessoa.
Para isso funcionar, a chave tem de entrar no circuito antes do pagamento: o número da factura na referência de pagamento que se pede ao cliente, e no recibo. Parece pequeno, e é o que decide se a automação reconcilia 60 ou 92 por cento dos movimentos.
Passo a passo
Como montei a automação, em seis passos
- Exportar os extractos: cada banco exporta o extracto em ficheiro, CSV ou Excel, por período. BPI e Millennium exportam com data, descrição, valor e saldo. Guardo cada ficheiro numa pasta do Google Drive, com um nome fixo por conta e mês.
- Exportar os documentos: do TOConline saem as facturas e os recibos do período, com número, cliente, data, valor e estado. Do Avaza, o sistema de projectos e tempos, saem as notas de honorários com a mesma chave.
- Normalizar: um programa em Google Apps Script lê os ficheiros e põe tudo no mesmo formato numa folha: datas iguais, valores com o mesmo sinal, descrições limpas de espaços e acentos. Sem este passo, nada bate.
- Cruzar por chave: primeiro por número de factura encontrado na descrição e valor igual. Depois, para o que sobra, por valor e data próxima. Por fim, por valor somado, para apanhar os clientes que pagam várias facturas de uma vez.
- Classificar o resto: comissões bancárias, impostos, transferências entre contas próprias e salários têm regras fixas pela descrição. O que não encaixa em nada fica marcado a vermelho, com o motivo.
- Fechar o mês: a folha mostra o que foi reconciliado, o que ficou pendente e o saldo de cada conta contra o banco. A pessoa revê os pendentes, corrige a chave onde faltou, e o fecho fica feito. Com registo de quem fez o quê.
Resultados
O que mudou no escritório
No escritório de advogados onde montei isto, com três contas bancárias e dois sistemas de facturação, cerca de 92 por cento dos movimentos passaram a ser reconciliados sem ninguém tocar. O fecho mensal passou de cinco horas para cerca de vinte minutos, que é o tempo de rever os pendentes. E os erros deixaram de aparecer na contabilidade semanas depois, porque aparecem a vermelho no próprio mês. O mesmo sistema indexou mais de 800 pastas de processos no arranque, com código QR em cada uma, para o documento físico e o digital ficarem ligados.
Os 8 por cento que sobram são os casos que uma máquina não deve decidir sozinha: pagamentos parciais, transferências sem referência, acertos. É melhor ter uma pessoa a decidir esses oito do que uma automação a adivinhar os cem.
Para a sua empresa
O que precisa para fazer o mesmo
- Um programa de facturação que exporte: TOConline, ou outro certificado, com exportação de documentos por período.
- Bancos que exportem extractos: quase todos exportam em CSV ou Excel. Se o banco tiver ligação directa por API, melhor, mas não é obrigatório.
- Uma referência nas facturas: o número da factura pedido como referência de pagamento. É a mudança de hábito que mais pesa.
- Uma folha e um programa: Google Sheets com Apps Script chega para a maioria das empresas pequenas, sem licenças novas. Para volumes maiores, o mesmo método corre num servidor.
- Regras escritas: o que é automático, o que vai para uma pessoa, e quem fecha o mês. Sem isto, a automação dura até à primeira excepção.
Monto isto como projecto fechado, com diagnóstico, sprint e entrega, em regra entre duas e oito semanas, e deixo o processo documentado para funcionar sem mim. Se o seu contabilista quiser os ficheiros no formato dele, a folha exporta. A página de automações explica o resto do que faço, e o teste de diagnóstico dá uma estimativa em dois minutos.
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Perguntas frequentes
Perguntas frequentes
O TOConline não faz a reconciliação bancária sozinho?
O TOConline trata da facturação e da contabilidade, e permite registar os pagamentos, mas alguém tem de lhe dizer que movimento do banco paga que factura. Quando as referências estão certas e os volumes são pequenos, é feito à mão. Quando há várias contas, vários sistemas ou centenas de movimentos, compensa automatizar o cruzamento fora dele e levar o resultado para o TOConline.
Preciso de ligar o banco por API?
Não. O método funciona com os extractos exportados em CSV ou Excel, que todos os bancos portugueses disponibilizam. A ligação directa poupa o passo de exportar, mas depende do banco e tem custos e autorizações próprias.
E se os clientes não puserem a referência na transferência?
A automação apanha a maioria pelo valor e pela data, e junta transferências que somam várias facturas. Mas a taxa de acerto sobe muito quando a factura pede o número como referência de pagamento. É o primeiro hábito a mudar.
Isto serve para um ENI ou uma empresa com uma conta só?
Serve, mas pode não compensar. Com uma conta e poucas dezenas de movimentos por mês, meia hora à mão resolve. A automação compensa a partir de duas contas, dois sistemas ou algumas centenas de movimentos, ou quando os erros começam a custar dinheiro.
Quanto custa montar isto?
Depende do número de contas, de sistemas e de regras. O teste de diagnóstico do site dá uma estimativa para automações em dois minutos, e o orçamento fechado sai depois de ver os ficheiros reais. Não há licenças novas: corre no Google Workspace que a empresa já tem.
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